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- Los documentos se cotejan siempre con los formatos almacenados para comprobar que tienen todos los componentes deseados en el orden indicado. De ese modo se garantiza que siguen las directrices internas de la empresa y cumplen la normativa externa, incluida la normativa norteamericana Sarbanes-Oxley.
- Los contenidos están vinculados directamente a cada versión, con el fin de garantizar la producción de documentos con la máxima precisión y actualización.
- Se puede asignar fechas de inicio y terminación a componentes individuales.
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- Cuando sea necesario se pueden introducir comentarios y notas a pie de página, que además se pueden vincular a componentes específicos, por ejemplo, a una celda de una tabla o a un párrafo.
- Todas las acciones de los usuarios y las revisiones de los componentes son objeto de un seguimiento de fácil acceso y supervisión.
- El autor o departamento autorizados pueden revisar los componentes individuales antes de que se incorporen a un documento marcándolos con las etiquetas “obligatorio” y “congelado”, de modo que el documento final contenga el texto deseado sin tener que volver a leer atentamente cada prueba.
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