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- 軟體經常核對文件與儲存的資料，以確保文件包含所有所需的元件，且以正確的次序排列，這可保證執行上符合內部業務的規則及外界監管的要求，包括薩班斯——奧克斯利法案(Sarbanes-Oxley)。
- 軟體嚴格控制版本的內容，確保文件都是準確及最新的。
- 軟體能夠指定每個元件有效的開始及結束日期。
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- 注釋和注腳都可靠地附著在各元件上，例如表格或段落，以及插入位置的要求。
- 使用者對某個元件所做的編輯，修改等工作都被追蹤記錄和審查。
- 獲授權的部門或編撰員可以在審閱時，並在使用文件前可在個別元件標上「必須」，然後「凍結」，以確保最終文件包含所需的語言，而無需仔細重閱每一次的修改。
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